Informativa privacy

1. Titolare del trattamento#

Regcall è gestito da Giuseppe Pelligra, in Italia, titolare dei trattamenti descritti in questa informativa nei casi in cui è Regcall a decidere perché e come usare i dati (vedi la sezione 2).

Titolare

Giuseppe Pelligra, Italia

Contatto

[email protected], per qualsiasi domanda o richiesta sui tuoi dati

2. Il nostro ruolo e il tuo#

Regcall come titolare. Decidiamo noi come e perché trattare i dati del tuo account, i dati di accesso e di sicurezza, le richieste di invito e i messaggi di assistenza. Per questi dati, questa informativa è la nostra comunicazione a te.

Regcall per tuo conto. Il contenuto delle registrazioni, come le voci, i nomi e, con il video, le immagini degli altri partecipanti, e le trascrizioni e i riepiloghi che ne derivano, è trattato per conto dell'utente che registra, solo per fornire il servizio a quell'utente. È l'utente a decidere cosa registrare e perché.

Clienti aziendali. Se usi Regcall per un'organizzazione e ti serve un accordo sul trattamento dei dati (art. 28 GDPR), scrivi a [email protected] e te lo forniamo.

3. Quali dati raccogliamo#

Dati dell'account

Nome e indirizzo email, la password in forma di hash (mai la password in chiaro) e il segreto che serve a verificare i codici della tua app di autenticazione.

Registrazioni delle riunioni

Le registrazioni che fai con l'estensione per Chrome: l'audio della scheda della call e del tuo microfono e, se lo attivi, il video della scheda della call. Viene acquisita solo la scheda della call, mai altre schede, altre finestre o il resto dello schermo.

Dettagli delle riunioni

Titolo, data e durata, la piattaforma della call, il titolo e l'indirizzo della scheda della call, i nomi dei partecipanti così come compaiono nella call e, su Google Meet quando attivi i sottotitoli, i sottotitoli mostrati sullo schermo. Se colleghi un calendario, i dettagli degli eventi corrispondenti, come titolo, invitati e agenda.

Trascrizioni e riepiloghi

La trascrizione con i nomi di chi parla, la sintesi, le decisioni e le attività generate dalle tue registrazioni, e le correzioni che apporti.

Impostazioni e collegamenti

Le impostazioni dell'estensione e dell'account, i link di condivisione che crei, le chiavi dell'estensione e i token degli agenti (conservati solo come hash), le integrazioni che configuri, come l'indirizzo di un webhook, e, se colleghi un tuo fornitore di modelli, l'indirizzo e le credenziali che inserisci.

Log di sicurezza

Indirizzo IP, tipo di browser e orario delle richieste e degli accessi, per proteggere gli account e indagare sugli abusi.

Richieste di invito

Se chiedi un invito su regcall.app: nome, email, azienda e messaggio che ci invii, e l'indirizzo IP della richiesta, per proteggere il modulo dagli abusi.

Obbligatori e facoltativi

4. Finalità e basi giuridiche#

Usiamo i dati personali solo per fornirti Regcall, sulle seguenti basi giuridiche previste dal GDPR:

Cosa non facciamo mai. Non vendiamo né cediamo in locazione dati personali. Non mostriamo pubblicità, non creiamo profili pubblicitari e non ti tracciamo su altri siti. Non usiamo registrazioni, trascrizioni o riepiloghi per addestrare modelli, e non lo fanno nemmeno i fornitori che usiamo per impostazione predefinita. Se colleghi un tuo fornitore di modelli, valgono le sue condizioni (vedi la sezione 6). Accediamo al contenuto delle tue riunioni solo se ce lo chiedi, per esempio per risolvere un problema, o se la legge lo impone.

5. Trattamenti automatizzati#

Regcall usa modelli AI per trascrivere le call, separare chi parla e preparare la bozza di riepiloghi, decisioni e attività. Si tratta di un trattamento automatizzato, ma non prende decisioni su nessuno che producano effetti giuridici o che incidano in modo analogo e significativo (art. 22 GDPR). Il riepilogo è una bozza per te: lo rileggi, lo correggi e decidi tu cosa farne.

6. Fornitori di servizi#

Per impostazione predefinita, trascrizioni e riepiloghi vengono prodotti solo tramite endpoint di fornitori esterni di modelli AI con conservazione dei dati pari a zero: elaborano i dati per restituire il risultato, poi non li conservano e non li usano per addestrare i propri modelli. Questi sono i fornitori che trattano dati personali per nostro conto (responsabili del trattamento):

Un tuo fornitore di modelli (facoltativo). Nelle impostazioni puoi scegliere un tuo fornitore di modelli AI per i riepiloghi, per esempio un servizio compatibile con l'interfaccia di OpenAI o di Anthropic, oppure un modello che ospiti tu. In quel caso Regcall invia a quel fornitore, con le credenziali che hai indicato, il testo della trascrizione insieme ai dettagli della riunione necessari a scrivere il riepilogo, come il titolo e i nomi dei partecipanti. Quel fornitore tratta i dati secondo il tuo accordo con lui, che stabilisce se e per quanto tempo li conserva e dove li elabora; Regcall non lo controlla. La trascrizione non cambia e resta su endpoint con conservazione dei dati pari a zero. Puoi tornare all'impostazione predefinita quando vuoi.

Email. Le email, come i riepiloghi e gli inviti, partono dal server di posta di Regcall, ospitato da Hetzner nell'UE.

Controllo anti robot. Il modulo di richiesta di invito e la pagina di accesso usano Cloudflare Turnstile, un servizio di Cloudflare, Inc., per bloccare gli invii automatici. Per questo controllo Turnstile tratta dati tecnici del browser di chi visita la pagina, come l'indirizzo IP e le caratteristiche del browser, secondo l'addendum privacy di Cloudflare per Turnstile.

Integrazioni. Se configuri un'integrazione, come un webhook o uno strumento esterno che legge il tuo archivio con uno dei tuoi token, Regcall invia i dati alla destinazione che hai scelto. Quella destinazione è sotto il tuo controllo e segue le proprie condizioni.

Foto del profilo. Se non hai caricato una foto e non l'hai disattivato in Account, Regcall chiede dal proprio server a Gravatar, un servizio di Automattic Inc., se esiste un'immagine collegata a un hash dell'email del tuo account (mai l'indirizzo in chiaro), ricontrolla circa una volta a settimana e ne tiene una copia insieme al tuo account; il tuo browser non contatta mai Gravatar.

Regcall non usa servizi di analisi, reti pubblicitarie o sistemi di tracciamento di terze parti.

7. Dove si trovano i dati#

• ArchiviatiSui server di Regcall nell'Unione europea, in Germania e Finlandia.
• In transitoAttraverso la rete di Cloudflare, con connessioni cifrate tra il tuo browser e Cloudflare e tra Cloudflare e i nostri server.
• Trascrizioni e riepiloghiElaborati da endpoint con conservazione dei dati pari a zero, anche fuori dallo SEE; lì non resta nulla.
• Un tuo fornitoreSolo se lo scegli, dove quel fornitore opera.

8. Registrare altre persone#

Una registrazione contiene le voci e i nomi degli altri partecipanti e, con il video, anche le loro immagini. Sei tu a decidere cosa registrare e perché, e Regcall tratta quei contenuti per tuo conto, solo per fornirti il servizio. Spetta a te informare i partecipanti e, dove richiesto, ottenerne il consenso, secondo le leggi che ti si applicano.

Regcall ti aiuta a farlo. L'estensione mostra quando una registrazione è in corso e puoi fermarla in qualsiasi momento. Puoi anche attivare l'avviso nella chat della call: quando parte una registrazione, l'estensione scrive nella chat della call un breve messaggio che puoi modificare, per esempio "Questa call viene registrata con Regcall per preparare il riepilogo". All'inizio è disattivato. Il messaggio è visibile a tutti i partecipanti e viene conservato dalla piattaforma della call secondo le sue condizioni.

9. Per quanto tempo conserviamo i dati#

• Registrazioni, trascrizioni, riepiloghi e dettagli delle riunioni restano nel tuo account finché non li elimini o finché l'account non viene chiuso. Al momento non è prevista una cancellazione automatica.
• Quando l'account viene chiuso, ne cancelliamo i dati.
• I log di sicurezza sono conservati solo per il tempo necessario a proteggere il servizio.
• Le richieste di invito sono conservate fino alla loro gestione e comunque non oltre 12 mesi.
• Quando partiranno i piani a pagamento, le fatture saranno conservate per il tempo richiesto dalla normativa fiscale italiana.

10. Cookie#

Regcall usa solo questi cookie. Non ci sono cookie di analisi, di pubblicità o di tracciamento di terze parti.

La pagina iniziale conserva anche una nota nella memoria di sessione del browser, per proporre la versione italiana al massimo una volta per visita; sparisce quando chiudi la scheda. L'estensione conserva le proprie impostazioni nel browser (vedi la sezione 13).

Poiché questi cookie sono strettamente necessari al servizio che richiedi, o memorizzano una preferenza che imposti con una scelta esplicita, non serve un banner per il consenso.

11. Cosa puoi fare tu#

• Eliminare qualsiasi riunione, con registrazione, trascrizione e riepilogo, dalla tua dashboard.
• Revocare i link di condivisione in qualsiasi momento.
• Revocare le chiavi dell'estensione e i token degli agenti dalle impostazioni dell'account.
• Scaricare riepiloghi, trascrizioni, audio e video.
• Scegliere il fornitore che scrive i tuoi riepiloghi, o tornare all'impostazione predefinita con conservazione dei dati pari a zero.
• Attivare e disattivare le funzioni facoltative, come il collegamento al calendario, il video o l'avviso nella chat.
• Chiudere l'account scrivendo a [email protected] dall'indirizzo email dell'account.

12. Sicurezza e incidenti#

Tutte le connessioni sono cifrate con TLS. L'accesso richiede una password e un codice dall'app di autenticazione, e gli account sono solo su invito. I dati di ogni account sono tenuti in uno spazio separato sul server. Le password sono conservate con una funzione di hash lenta; sessioni di accesso, chiavi dell'estensione, token degli agenti e link di condivisione sono conservati solo come hash.

Nessun sistema è privo di rischi. Se si verifica una violazione dei dati personali, la notifichiamo al Garante per la protezione dei dati personali entro 72 ore da quando ne veniamo a conoscenza, nei casi previsti dalla legge, e te la comunichiamo senza ingiustificato ritardo se può comportare un rischio elevato per i tuoi diritti, spiegando cosa è successo, le conseguenze probabili e cosa stiamo facendo.

13. L'estensione Regcall per Chrome#

L'estensione registra le call che fai in Chrome e le carica nel tuo account Regcall. Invia dati solo a dashboard.regcall.app. Non raccoglie la cronologia di navigazione. Parte da sola soltanto sui siti di call supportati; sugli altri siti non fa nulla finché non avvii tu una registrazione.

Acquisizione della scheda

Registra l'audio, e il video se lo attivi, solo della scheda della call, quando avvii una registrazione o quando una call inizia con la registrazione automatica attiva.

Microfono

Registra la tua voce durante una registrazione, così la trascrizione include anche quello che dici. Chrome ti chiede prima il permesso.

Accesso ai siti di call e script

Solo sui siti di call supportati (Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Webex, Jitsi, Whereby, GoTo Meeting, Slack, Discord): rileva quando una call inizia e finisce, legge i nomi dei partecipanti, lo stato del microfono e, su Google Meet, i sottotitoli se li hai attivati, così come compaiono nella call, per attribuire ogni intervento alla persona giusta, e per le registrazioni automatiche prende l'audio della call dalla pagina.

Scheda attiva

Ti permette di registrare la scheda corrente quando avvii una registrazione dall'icona di Regcall.

Documento offscreen

Elabora la registrazione e la carica in background mentre la call è in corso.

Archiviazione locale

Conserva nel browser le impostazioni dell'estensione e la chiave che la collega al tuo account.

Pannello laterale

Mostra lo stato della registrazione e i comandi accanto alla call.

The use of information received from Google APIs will adhere to the Chrome Web Store User Data Policy, including the Limited Use requirements.

In italiano: l'uso delle informazioni ricevute dalle API di Google rispetta le Norme sui dati utente del Chrome Web Store, compresi i requisiti di uso limitato (Limited Use).

14. I tuoi diritti#

In base al GDPR puoi chiedere di:

• accedere ai tuoi dati personali e riceverne una copia;
• rettificarli se sono inesatti o incompleti;
• cancellarli;
• riceverli in un formato portabile, leggibile da un dispositivo automatico;
• limitarne il trattamento;
• opporti ai trattamenti basati sul nostro legittimo interesse.

Come. Scrivi a [email protected], possibilmente dall'indirizzo email del tuo account, così possiamo verificare che sei tu. Se scrivi da un altro indirizzo, potremmo chiederti di confermare la richiesta dall'email dell'account; ti chiediamo solo quello che serve a verificare la tua identità. Le richieste sono gratuite.

Quando. Rispondiamo entro un mese. Per richieste complesse o numerose il GDPR consente di prorogare il termine di altri due mesi: in quel caso te lo comunichiamo entro il primo mese, spiegandone il motivo.

Reclami. Hai anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all'autorità del Paese dell'Unione europea in cui vivi o lavori.

15. Minori#

Regcall è uno strumento per uso professionale e non è destinato ai minori di 16 anni.

16. Modifiche a questa informativa#

Se modifichiamo questa informativa, aggiorniamo questa pagina e la data in alto. Se una modifica è rilevante, la comunichiamo via email ai titolari degli account prima che entri in vigore.

17. Contatti#

Per qualsiasi questione sulla privacy o su questa informativa scrivi a [email protected].